Описание
Для формирования путевых листов компания использовала программный продукт «1С:Управление автотранспортом», который не был интегрирован в единую систему учета. Компания ранее уже перешла на пообъектный учет затрат от сметы до объекта на базе решения «1С:Бухгалтерия» в связке с «БИТ.Строительство», используя модули «Снабжение и склад», «Подрядчик» и «Зарплата».
Данные по горюче-смазочным материалам передавались в бухгалтерию на основании бумажных путевых листов, бухгалтерия вручную заносила данные для списания ГСМ. Отсутствовал инструмент для сравнения нормативного значения расхода с фактическим, сложно распределять расход ГСМ пообъектно. Планирование ремонтов и обслуживания техники и транспорта велось на бумаге, вручную заполнялись планы использования техники на строительстве.
В качестве основного программного продукта компания использует решение «БИТ.Строительство», которое функционирует на базе «1С:Бухгалтерия». Эта связка в комплексе автоматизирует бухгалтерию, управление финансами, консолидацию, управленческий учет, расчет заработной платы пообъектно, продажи, отделы материально-технического снабжения, управление строительными машинами и механизмами. Ключевой задачей был полный переход в единую информационную систему с учётом строительной специфики на базе программного продукта «БИТ.Строительство» и «1С:Бухгалтерия», а также объединение задач по учету техники и транспорта с уже внедренными блоками программы.
Для реализации проекта во время обследования были определены основные бизнес-процессы Заказчика, проблематика и собраны необходимые требования к будущей системе. Чтобы определить достаточно ли типового функционала модуля «Механизация и Автотранспорт», было проведено моделирование по блокам учета в транспортном подразделении. Выстроена цепочка от заявки на технику до списания ГСМ на себестоимость объекта строительства. Также настроили синхронизацию документов блока «Механизация и Автотранспорт» с блоком «Снабжение и Склад» и бухгалтерским учетом в «БИТ.Строительство» и «1С:Бухгалтерия».
Были автоматизированы участки:
- планирование ремонта, обслуживания и работы техник
- учет ГСМ
- отражение путевых листов
Трудоемким процессом было внесение информации по заправкам техники. Требовалось отражать данные заправок всего автопарка организации по топливным картам из стороннего сервиса «Ликард», это ежедневно занимало большую часть рабочего времени сотрудников. Чтобы упростить процесс, разработали автоматическую загрузку данных по заправкам, которая исключила ручной труд при вводе информации в учетную систему. Сейчас в путевом листе отражаются загруженные заправки и остатки ГСМ в технике, которые автоматически уменьшаются. Время на обработку данных по заправкам сократилось с одного рабочего дня до нескольких минут.
Появился функционал, позволяющий считать рентабельность собственного автопарка. Из путевого листа себестоимость работы техники передается в программу управленческого учета на базе «БИТ.Финанс» (решения, работающего на базе «1С:Бухгалтерия»). Это позволяет оценить доходность подразделения при использовании техники на объектах строительства компании.
Планирование загрузки техники удобно отслеживать с помощью созданного рабочего места начальника подразделения. Один специалист может распланировать работу техники на всех объектах, по всем заявкам единовременно. Это сокращает время на обработку заявок более чем вдвое.
Разработали два сценария заявок: на спецтехнику и на грузоперевозки. Для планирования загрузки с учетом заявок создано автоматизированное рабочее место «Планирование заказов на технику». С его помощью начальник отдела логистики может: распределять заявки между собственной техникой, подготовить план перемещения для водителей, проанализировать загруженность техники и сотрудников.
Доработки и изменения системы повысили наглядность и информативность данных, стало проще и быстрее работать с программой. Провели обучение сотрудников функционалу модуля «Механизация и Автотранспорт» в программе «Бит.Строительство» на базе «1С:Бухгалтерия» ответственных пользователей, а также создали инструкции для доработанного функционала.
