Описание
До запуска проекта внедрения Битрикс24 управление продажами строилось на децентрализованной модели. Каждый менеджер самостоятельно вёл учёт клиентов в личных таблицах Excel и блокнотах.
Согласование спецификаций, коммерческих предложений и других ключевых документов происходило через личную переписку (WhatsApp, email), что создавало значительные операционные риски.
Такая организация работы порождала систему критических проблем:
- Отсутствие прозрачности по воронке продаж;
- Неформализованный процесс согласования документов;
- Отсутствие систематизации данных о контрагентах;
- Задержки в процессе проверки новых контрагентов СЭБ;
- Отсутствие контроля над исполнением задач.
Рост объёмов продаж прямо увеличивал количество операционных ошибок и задержек в обработке заказов, создавая для компании серьезное ограничение на возможность масштабирования деятельности.
Руководство компании приняло решение о внедрении CRM-системы на базе Битрикс24 в качестве единой платформы управления продажами и операционными процессами. В качестве интегратора был привлечен воронежский офис компании «Первый Бит» с опытом реализации аналогичных проектов в промышленном и логистическом секторах.
Проектная команда Первого Бита произвела аудит процессов управления продажами и определила стандартные этапы сделки: лид, первичный контакт, отправка коммерческого предложения, обсуждение условий, ожидание решения клиента, выигранная сделка, потерянная сделка.
Далее все исторические данные о клиентах из личных таблиц менеджеров были централизованы в единую базу контактов в CRM.
После переноса данных в CRM подключили телефонию и почту – теперь все звонки и письма автоматически фиксируются в карточке клиента. Это даёт непрерывность информации: если менеджер сменился или нужно быстро восстановить контекст, вся история взаимодействия под рукой.
Автоматизация согласования спецификаций и коммерческих предложений
На этапе проектирования определили, какие документы нужно согласовывать в системе: коммерческие предложения, спецификации на отгрузку и наряды.
Для управления жизненным циклом этих документов в Битрикс24 были настроены бизнес-процессы с явными этапами согласования и регламентированными маршрутами.
- Менеджер загружает проект спецификации в CRM, после чего задача автоматически поступает логисту с уведомлением;
- Логист проверяет возможность поставки материалов указанного ассортимента, реальность доставки в указанные сроки и объемы. В случае выявления расхождений логист оставляет замечание непосредственно в документе, и спецификация возвращается менеджеру на корректировку;
- После внесения изменений менеджер повторно направляет документ на согласование;
- По завершении проверки логистом документ переходит в статус «Согласовано», и менеджер может направить его клиенту.
Аналогичные маршруты согласования реализовали для коммерческих предложений и других ключевых документов. Вся история согласования, комментарии, версии и временные метки сохраняется в системе и остаётся доступной для аудита и анализа.
Встраивание проверки контрагентов в процесс продажи
Ранее СЭБ проводила проверку новых контрагентов по инициативе менеджеров, получая анкеты по электронной почте. Процесс проверки занимал от 7 до 14 дней, что задерживало заключение договоров с новыми клиентами и создавало неопределенность на этапе согласования условий сделки.
Проектная команда интегрировала проверку контрагентов в основной процесс управления сделками.
- Когда менеджер в карточке сделки указывает необходимость проверки нового клиента, Битрикс24 автоматически создаёт задачу руководителю СЭБ с данными клиента и запросом на проверку. Все необходимые контакты и информация о клиенте видны в одной карточке, что ускоряет сбор информации и проведение проверки;
- По завершении проверки руководитель СЭБ фиксирует решение (допуск или отказ) непосредственно в CRM. Статус автоматически обновляется в карточке сделки, и менеджер получает уведомление о результате. Такой подход исключил необходимость повторных запросов и уточняющих писем.
Кроме того, маршрут согласования зависит от суммы сделки: система автоматически направляет задачу на нужный уровень ответственности
Служба экономической безопасности получила процесс, интегрированный в основной поток работы, что исключило потери запросов и ускорило принятие решений. Новые клиенты получили возможность быстрого заключения договоров.
Систематизация данных о контрагентах
Проектная команда провела единовременную консолидацию всех данных о клиентах и контрагентах из различных источников (личные таблицы менеджеров, записи в реестрах, исторические данные) в единый справочник контрагентов Битрикс24.
Каждая компания/контрагент была представлена одной карточкой с актуальными реквизитами, банковскими деталями и историей всех взаимодействий. Доступ к справочнику был предоставлен логистам, менеджерам и другим подразделениям, что обеспечило единую версию информации для всех участников процесса.
Исключены ошибки в реквизитах при подготовке документов и отправке счетов. Новые сотрудники получили централизованный источник достоверных данных о клиентах и контрагентах.
Организация контроля над исполнением задач
Для повышения прозрачности распределения работ и контроля сроков исполнения была реализована система задач и планов. Каждому сотруднику (менеджеру, логисту, координатору) система в зависимости от текущей фазы сделки автоматически назначает задачи с четкими сроками и приоритетностью.
Руководитель получает сводный план на день по всему отделу, видя нагрузку на каждого сотрудника и критичные задачи, требующие ускорения. Все коммуникации по выполнению задач ведутся внутри CRM, а не в личных чатах, что обеспечивает полную историю выполнения и исключает риск потери информации.
Чтобы система работала без постоянного присутствия интегратора, провели обучение и собрали базу знаний в Битрикс24. В ней – видеоуроки и сценарии работы со сделками: от новой заявки до подписания договора, согласование в СЭБ, работа со спецификациями. Новые сотрудники обучаются самостоятельно.
